3 Wochen - 5 Standorte

Im Sommer 2019 stand an 5 Standorten in Güstrow, Hamburg, Lübeck und Berlin alles auf „Sommerfest“. Als Location diente hierbei die jeweils zum Betrieb zugehörige Wartungshalle und dessen Vorplatz. Brainchildz wurde als Full-Service-Agentur für die ganzheitliche Planung und Umsetzung beauftragt, welche die Konzeption sowie an die unterschiedlichen Locations angepassten Raumpläne, die Food- sowie Getränkegastronomie, das Eventpersonal, die Dekoration und das Mobiliar beinhaltete. Besondere Herausforderung bei dieser Projektreihe war die Logistik von Standort zu Standort. Denn die Tour war als Roadshow geplant und sollte überall identisch aussehen. Deshalb entschied sich das Projektteam alle Veranstaltungselemente mit einem eigenen LKW zu transportieren. Dabei mussten Volumen, Gewicht und Lenkzeiten berechnet und geplant werden.

Anforderung vom Kunden war außerdem, die Unternehmenswerte für die Mitarbeiter erlebbar zu machen. Die Reifen Helm GmbH lebt Unternehmenswerte wie Familienfreundlichkeit, Verantwortung, Leidenschaft und Selbstverwirklichung. Die Brainchildz-Lösung war die Umsetzung dieser Anforderung als aktionsreiches Rahmenprogramm, perfekt auf die Zielgruppe zugeschnitten. Hierfür wurde ein mobiler Paintball-Schießstand eingerichtet, bei dem die Mitarbeiter, die ihnen wichtigsten Werte, markieren konnten. Natürlich war die Begeisterung bei den Beteiligten groß und Brainchildz hat mit dieser Idee voll ins Schwarze getroffen.

Für das leibliche Wohl sorgte ein Foodtruck, der deftige Burger und Pommes, sowie verschiedene Nachspeisen zu jedem Standort lieferte und vor Ort frisch zubereitete. An gemütlichen Pallettenlounges, Stehtischen und Bierzeltgarnituren wurde in der Abendsonne gegessen, getrunken, sich ausgetauscht und zusammen gefeiert.

5 Standorte innerhalb kürzester Zeit zu bespielen ist logistisch stets eine kleine Herausforderung. Das Errechnen der benötigten Kapazitäten, sei es für den Transport oder hinsichtlich der benötigten Personalressourcen ist hierbei von hoher Bedeutung. Fehlkalkulationen werden hier schnell zu budgetären Engpässen. Das Brainchildz-Team setzt sich hierfür im Voraus intensiv mit der standortübergreifenden Planung auseinander und zieht die notwendigen Kennzahlen heran, um effizient, hochwertig und ressourcenschonend zu planen. Im Falle der Sommerfeste wurden zum Beispiel Routenplanungen, sowie Hotelübernachtungen und Personaleinsatzplanungen vorab kalkuliert und mit dem Projektteam besprochen. Die Sicherheit & Gesundheit der gesamten Brainchildz-Crew steht hierbei an oberster Stelle, denn gerade in der Veranstaltungsbranche kommt es schnell zu längeren Arbeitszeiten. Hotelübernachtungen und ausreichend Ruhepausen sind deshalb sehr wichtig.

Für jeden der 5 Standorte waren rund 70-100 Gäste zu erwarten. Durch die großzügigen Werkshallen der jeweiligen Standorte standen Indoor-Ausweichflächen im Regenfall zur Verfügung. Das primäre Ziel war es aber, ein Sommerfest unter freiem Himmel auf dem Vorplatz auszurichten. Dies gelang nahezu bei jeder Anlaufstelle. In Güstrow machte der Wettergott jedoch nicht optimal mit, sodass die Veranstaltung spontan zur zweiten Hälfte nach innen verlegt wurde. Dies war, aufgrund der Vorab-Planungen problemlos möglich und verlief reibungslos. Der Vorteil, eine Veranstaltung am Unternehmensstandort durchzuführen, kam hier erneut zum Tragen. Die Resonanz des Kunden und der Gäste war durchweg positiv, sodass eine gemeinsame Fortsetzung bereits in Planung ist.